脱アナログ！研修管理システムで業務効率化
おすすめの方
・研修の受講状況をすぐに把握できないなど研修管理のリソースがかかっていて課題を抱えている方
・研修管理システムについて詳しい情報を得て、研修の管理体制の改善をしたい方
・Excelや紙などのアナログ管理をしていて、複数をのファイルが混在したり、更新ミスや情報の重複に困っている方
新入社員の研修管理は企業に不可欠な業務ですが、担当者にとっては大きな負担となりがちです。研修管理はリソースがかかり大変なため、効率化できるといいですよね。この記事では、従来の研修管理体制で情報の散在や更新ミス、管理の属人化など、多くの課題を抱えている方に向けてデジタルで一元管理によって業務効率化できる研修管理システムについて詳しく紹介していきます。
研修管理の方法
研修管理の方法には、大きく分けて以下の3つがあります。
研修管理の方法
研修の管理方法は、主に「紙ベースでのアナログ管理」「Excelなどローカル環境での管理」「研修管理システム（LMS）の活用」の3つの方法があります。
アナログ管理（紙）
アナログ管理となる紙での研修のスケジュールや受講者リストを管理する方法は、特別なツールやスキルが不要なため、小規模な組織や限定的な研修には向いています。一方で、情報の整理・検索が難しく、進捗確認や履歴の管理には多くの手間がかかります。また、書類の紛失や劣化のリスクもあるため、長期的な運用には向いていません。
ローカル環境での管理（Excelやスプレッドシート）
Excelやスプレッドシートを使った管理は、ある程度のデータ集計や記録ができ、アナログよりも柔軟性があります。関数やフィルター機能を使えば、受講者の進捗状況や日程管理も行いやすくなります。しかし、ファイルが複数に分かれやすく、更新作業が手動になるため、ミスや研修担当者に属人化が発生しやすいのが課題です。また、ファイル共有や同時編集には限界があり、拠点や部署が複数ある場合は運用が煩雑になります。
研修管理システム（LMS）の活用
研修管理システム（LMS）を活用すれば、Web上で研修計画や教材の配信、受講状況の確認、履歴管理までを一元的に行えます。進捗状況の可視化やデータの自動集計ができるため、管理の効率化と人材育成の質の向上が図れます。ただし、システムの導入には初期設定や社内浸透の工数が必要で、費用や操作への慣れといった面で一定のハードルがある場合もあります。
研修管理システムを利用することで、実現可能なことが多数あります。詳しく見ていきましょう。
研修管理システムとは
近年、採用側が企業を選ぶ時代となり、企業における人材育成の重要性はますます高まっています。これに伴い、計画的かつ効率的な研修の実施が求められるようになりました。従来の紙やExcelによる管理では対応が難しくなっており、研修管理をシステム化する動きが加速しています。
研修管理システム（LMS：Learning Management System）は、こうしたニーズに応えるために開発されたツールで、研修の運用・計画、教材の配信、進捗状況の確認、受講履歴の記録などを一元的に行えるシステムです。社員一人ひとりの学習状況をリアルタイムで把握できるため、個別対応や育成戦略の見直しにも役立ちます。単なる効率化だけでなく、人材育成の質そのものを高めることができるのが、研修管理システムの大きな特徴です。
研修管理システムの機能
研修管理システムを提供する企業によって内容は異なりますが、代表的な機能についてご紹介します。
学習教材の配信
- 受講者ごとに適切な教材をオンラインで提供
- 研修の基本コンテンツの学習教材の提供
学習教材の作成
- テンプレートで簡単に研修カリキュラムを作成可能
- 更新・内容変更が可能
受講者の学習進捗の管理
- 受講者ごとの学習時間や進捗状況が確認可能
- 成績やテスト結果の記録・分析が可能
受講者管理機能
- 受講者管理・登録が可能
- 職種や役職別で管理が可能
テストや評価の実施
- 研修内容の理解度をテストで測定できる
- 成績の管理が可能
- 問題形式の選択できる
- 合否基準や結果のフィードバック
- 自動採点機能
研修スケジュールの管理
- 研修の開催日時や受講者の予定をシステム上で管理
- 自動リマインダー機能で受講漏れを防ぐ
コミュニケーション機能
- 受講者と講師間のチャットや掲示板機能
データ分析とレポート作成
- 受講者の成績や進捗を自動で集計
- 研修効果を可視化し、今後の研修計画に活かす
教材管理機能
- 教材管理
- 教材の登録・削除、作成、公開時期の制御が可能
- 教材の順序の設定
- 受講者に合わせた学習する教材の割り当てが可能
これらが機能に例となりますが、従来の管理方法よりも何役も果たしてくれる想像がついたのではないしょうか。
研修管理システムの導入で実現できること
上記のような機能が備わった研修管理システムを導入すると、以下のようなことが実現可能です。
1.教育・研修の効率化
受講者の学習進捗を一元管理でき、効率的に教育・学習環境を提供できる
2.学習の個別最適化
受講者ごとの学習進捗や理解度、また職種に応じて適したコンテンツやカリキュラム設定が可能である
3.学習データの活用
学習履歴やテスト結果をデータとして残し、分析を行うことで教育の改善が可能で、研修効果を数値化し、研修をより効果的にするために活用することができる
4.コスト削減
対面研修にかかる交通費・会場費・講師費等を削減でき、その準備にかかっていた担当者の時間のリソースもカットすることが可能である
研修管理システムを活用すると、担当者の負担軽減が期待できるだけでなく、研修のブラッシュアップが同時に実現可能となり、受講側も研修への期待値が高まることでしょう。
研修管理システムの種類
研修管理システムは、主に２つの種類に分けられます。それぞれ導入の手軽さ、カスタマイズ性、データ管理、コストなどに違いがあり、企業のニーズに適したタイプを選択すると良いでしょう。以下に代表的な研修管理システムの種類を紹介します。
■クラウド型
インターネット経由で利用できるタイプです。メリットは 初期費用が抑えられ、導入や運用が簡単でアップデートも自動で提供されます。デメリットはカスタマイズ性が制限される場合があります。小規模〜中規模の企業の規模が適しています。
■オンプレミス型
自社サーバーやデータセンターに設置して運用するタイプです。メリットは 高度なカスタマイズが可能で、セキュリティ面もしっかりしているのが特徴です。デメリットは導入コストが高く、システム管理のための知識とリソースが必要となります。大規模な企業や機密性の高いデータ管理が必要な機関に適しています。
まずは２種類からどちらが自社に適しているか選定し、次にサービスによる違いを比較検討しましょう。
研修管理システムの選び方
研修管理システムは多機能かつ効率的である一方で、一度導入すると他のシステムに切り替える（リプレイスする）には多くの工数とコストがかかるため、選定には慎重さが求められます。以下の観点を参考に、導入目的とどこまでの研修管理を行うのかを明確化した上で、自社に最適なシステムを選択しましょう。
必要な機能が揃っているか
自社の研修形態に合った機能が搭載されているかを確認しましょう。動画教材の配信、テストやクイズの作成、進捗状況の可視化など、目的に応じた機能が備わっていることが重要です。
コストが見合っているか
初期費用や月額利用料が予算内で収まるか、また、そのコストに見合うだけの機能やサポートが提供されているかを見極めましょう。無料トライアルの有無もポイントです。
カスタマイズ性の高さ
研修フローや評価制度が企業ごとに異なるため、自社の運用スタイルに合わせた設定変更やカスタマイズが可能かどうかは、定着度にも関わります。
操作性（ユーザビリティ）が良いか
管理者だけでなく、受講者にとっても操作がわかりやすいかは重要です。直感的なインターフェースでストレスなく使用できる設計になっているかを確認しましょう。
サポート体制が整っているか
導入時の初期設定や運用サポート、トラブル対応が迅速かつ丁寧に行われるかも、安心して活用するための大事な要素です。マニュアルやFAQ、チャット・電話対応の有無などもチェックしましょう。
研修管理システムを導入する際の注意点
導入後の運用フローや担当者を明確にしておく
導入後の、管理担当者と運用フローを事前に決めておきましょう。
研修管理システム導入により、研修の管理でのリソース削減となり、業務効率化しますが、システム導入で終わらせず、研修の担当者が適切に管理、運用していく必要があります。担当者を明確にすることで、継続的なコンテンツ更新やブラッシュアップもスムーズに行えるでしょう。
セキュリティ対策の実施
研修管理システムを運用する上で受講者の個人情報や研修データを適切に管理する必要があるため、セキュリティ対策としてシステムのアクセス制限やデータ保護対策を講じる必要があります。
研修効果の測定と改善
研修の受講率やテスト結果を定期的に分析し、PDCAを行って研修内容の見直しや改善を繰り返し行うことで、より受講者や企業にとって有効的な研修へブラッシュアップすることができるでしょう。
まとめ
従来の方法で行っていた管理業務も、研修管理システムの導入によって研修の計画や教材の配信、進捗管理、履歴管理などを一元化でき、効率的かつ効果的な運用が可能になります。研修管理システムを選定する際には、必要な機能やコスト、カスタマイズ性、操作性、サポート体制などを総合的に評価し、自社の研修スタイルに合ったシステムを選ぶことが大切です。研修担当者の管理業務負担軽減と研修の充実化も実現可能でしょう。これを機に、研修管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？